- Champ d’application
Les présentes conditions générales sont d’application à toutes les relations professionnelles entre le professionnel, ATALEX, dont le siège est situé Chaussée de Bruxelles 102B à 1410 Waterloo, inscrit à la BCE et au RPM : Brabant-Wallon sous le n° 0826.352.995, et le Client.
Toute dérogation doit être acceptée expressément et par écrit par les deux parties.
En cas de contradiction entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prime.
Conformément au droit commun, la mise en cause de la responsabilité d’ATALEX ne peut être envisagée que pour des missions don t il est démontré qu’elles ont été acceptées par celle-ci.
Les présentes conditions générales sont portées à la connaissance des clients par leur adjonction à la lettre de mission. Un exemplaire des présentes conditions générales est également disponible sur le site internet de la société : www.atalex.eu . Dès lors, chaque fois qu’un client fait appel aux services d’ATALEX, il est réputé avoir pris connaissance des présentes conditions générales et accepter celles-ci sans réserve.
Sauf publication ou communication par ATALEX, sous quelque forme que ce soit, d’une version plus récente, les présentes conditions générales s’appliqueront également à toutes les relations futures entre parties. Sauf en cas de publication ou communication par ATALEX d’une version plus récente, tout complément, modification ou dérogation doit être expressément et préalablement être accepté par écrit par ATALEX. Même si le Client contracte avec un collaborateur déterminé d’ATALEX, le contrat est réputé existe r entre le Client et ATALEX et celui-ci décide librement de l’affectation des différentes missions à tel ou tel collaborateur ou du remplacement d’un collaborateur par un autre, sans que le Client ne puisse s’y opposer. Cependant, ATALEX s’efforcera, dans la mesure du possible, d’affecter les missions selon les préférences du Client. - Conclusion du contrat
- 2.1. Début de la convention
À défaut de clause contraire dans la lettre de mission, la convention est conclue et prend effet ➢ soit au moment où ATALEX réceptionne la lettre de mission, signée par le Client, et la contresigne à son tour ; ➢ soit au moment où ATALEX commence à exécuter la mission, à la demande du client, lorsque cette exécution débute à un moment a ntérieur en raison de circonstances particulières.
Lorsque ATALEX n’a pas encore réceptionné la lettre de mission signée par le Client, toutes les relations professionnelles en tre les parties sont soumises aux présentes conditions générales et à la lettre de mission dont les dispositions sont réputées conc lues entre Parties, pour autant que ces documents contractuels aient été remis au Client. - 2.2. Exécution de la mission
ATALEX s’engage à exécuter ses prestations dans des délais raisonnables et, en cas de délais spécifiquement convenus, à déplo yer des efforts raisonnables pour respecter ceux-ci. ATALEX ne pourra en tout état de cause être tenu responsable en cas de dépasse ment des délais imputables au Client, à des tiers ou en cas de force majeur.
Si après la conclusion du contrat, des circonstances imprévisibles ou imprévues surviennent qui rendent son exécution par ATA LEX plus difficile ou plus onéreuse, ATALEX est autorisée à suspendre ou à adapter ses obligations à due concurrence. - 2.3. Transfert éventuel de la convention
En cas de transfert de la présente convention en dehors des opérations telles que définies aux articles 12.2 à 12.11 du Code des Sociétés et des associations , notamment dans le cadre d’une cession de clientèle, à une personne morale reconnue par l’Institut des Conseillers fiscaux et des Experts -comptables (ci-après « l’ITAA »), ATALEX informera le Client par écrit, au plus tard dans les quinze jours du transfert, des coordonnées complè tes du repreneur en ce compris son numéro d’inscription au registre public de l’ITAA. Cette information indique également au Client que la mission sera poursuivie par le repreneur et à la date à laquelle cette reprise aura lieu.
Le Client reconnait et accepte que la présente lettre de mission soit purement et simplement poursuivie avec le repreneur.
- Résiliation de la convention
ATALEX et le Client pourront en tout temps résilier la présente convention et/ou les mandats attenant à la lettre de mission moyennant l’envoi d’un courrier électronique et tenant compte des modalités prévues ci-après.
La résiliation par le Client peut se faire par le successeur d’ATALEX dûment mandaté à cet effet par le Client.
En aucun cas, le remplacement du responsable de l’exécution de la mission ne pourra être invoqué par le Client comme cause lé gitime de résiliation de la convention.
ATALEX a droit en toutes circonstances au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.
- 3.1. Missions récurrentes
- 3.1.1. Définition
Par « mission récurrente », on entend : toutes les missions qui ont un caractère répétitif et qui ne satisfont pas à la défin ition visée à l’article 3.2.1 de « missions non récurrentes ». - 3.1.2. Durée et fin de la convention
Sauf clause contraire dans la lettre de mission, la convention pour une mission récurrente est censée être conclue pour une d urée indéterminée. Les deux parties peuvent y mettre fin à tout moment, moyennant une résiliation notifiée par courrier électronique .
- 3.2. Missions non récurrentes
- 3.2.1 Définition
Les missions non récurrentes sont des missions ponctuelles et non répétitives dont la réalisation met un terme à la mission. - 3.2.2 Durée et fin de la convention
Sauf preuve contraire, la convention portant sur une mission non récurrente est censée être conclue pour une durée déterminée .
Elle se termine par l’exécution de la mission et, si ceci est d’application au vu de la nature de la mission, par l’exécution des prestations convenues.
En application de l’article 1794 anc. C. civ. et, le cas échéant, par dérogation à l’article 2004 anc. C. civ., le Client a le droit de mettre fin à la convention de manière anticipée, moyennant paiement à ATALEX :
- des frais et honoraires correspondant aux travaux déjà réalisés et ;
- de tout ce qu’ATALEX aurait pu gagner de manière complémentaire en cas d’exécution de la mission. Cette indemnité est calculée sur une base réelle, avec un minimum de 25 % des honoraires qui auraient été dus en cas d’exécut ion intégrale de la mission.
- 3.3. Suivi
À la fin de la convention, tous les livres et documents, propriété du Client, sont mis à sa disposition ou à celle de son man dataire moyennant la rédaction d’un inventaire daté et signé en autant d’exemplaires originaux que de parties.
La fin de la mission :
- emporte retrait immédiat de tout mandat décerné pour le dépôts des déclarations fiscales IPP, ISOC, TVA, dépôt des comptes an nuels ou représentation (ex. mandat électronique accès au registre UBO,….) ;
- exige du Client qu’il reprenne sans délai toutes ses pièces comptables se trouvant chez ATALEX.
- 3.4. Honoraires (uniquement en cas de facturation forfaitaire)
Le forfait mensuel reste dû jusqu’à l’expiration de la mission (avec ou sans délai de préavis ). Le forfait annuel/trimestriel en cours est converti en forfait mensuel appliqué jusqu’à l’expiration de la mission (avec ou sans délai de préavis).
- Cessation immédiate pour raison(s) déterminée(s)
- 4.1. Dans tous les cas, ATALEX peut mettre fin à tout moment à la convention sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque des raisons rendent la poursuite de la collaboration professionnelle impossible, telles que :
- 4.1.1. des circonstances mettant en péril l’indépendance d’ATALEX ;
- 4.1.2. des circonstances rendant impossible l’exécution de la mission, conformément aux normes professionnelles et déontologiques ;
- 4.1.3. un (des) manquement(s) manifeste(s) du client à ses propres obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales (point 6.2) et dans la lettre de mission ;
- 4.1.4. en cas de procédure d’insolvabilité, de dissolution, de règlement collectif de dettes ou d’incapacité manifeste
Les raisons qui justifient la cessation immédiate de la convention doivent être communiquées au Client. Selon les circonstances, ATALEX pourra faire précéder sa décision d’un avertissement ou d’une mise en demeure au Client. La cessation immédiate pour le motif visé au 4.1.3. est précédée d’une mise en demeure préalable.
Lorsqu’il met fin à la convention pour une raison déterminée, ATALEX indique par écrit les motifs de la rupture au Client et lui signale les actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde de ses droits qui doivent être effectués et pour lesquels il avait reçu mission .
- 4.2. En cas de faillite ou décès du Client, la convention est résolue de plein droit
En cas de décès du Client personne physique, les missions sont résolues de plein droit. Elles peuvent être reprises afin de remplir les obligations du défunt moyennant confirmation écrite de tous les héritiers. - 4.3. Le Client peut mettre fin à la convention à tout moment, sans délai de préavis et sans indemnité
Si ATALEX reste manifestement en défaut d’exécuter ses obligations, telles que décrites dans les présentes conditions général es (point 6.1) et, le cas échéant, dans la lettre de mission. Dans tous les cas, le Client fera précéder sa décision d’une mise en demeure écrite et motivée à ATALEX.
- Suspension de l’exécution des obligations
En cas d’inexécution, de mauvaise exécution ou d’exécution tardive, par le Client, d’une ou de plusieurs de ses obligations, par exemple en cas de non-paiement des honoraires, provisions ou acompte(s), conformément à l’article 7 ci-dessous, ATALEX est en droit de suspendre ou de différer l’exécution de ses obligations jusqu’à ce que le Client ait satisfait aux siennes.
La suspension de l’exécution de ses obligations est précédée d’une mise en demeure préalable qui est faite par mail ou par courrier postal.
Si, après le début de la suspension ou du report d’exécution, des travaux urgents et nécessaires pour la sauvegarde des droit s du Client doivent être effectués endéans les trois mois, et pour lesquels ATALEX avait reçu mission, il le signale par courrier électronique au Client.
Tous les frais et les charges (en ce compris les amendes et indemnités) résultant de la suspension ou du report sont à la charge du Client.
ATALEX a droit en toutes circonstances au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.
- Droits et obligations des parties
- 6.1. Droits et obligations d’ATALEX
Excepté en ce qui concerne le respect des délais légaux (pour autant que le Client a respecté toutes ses obligations visées à l’article 6.2 ci-après), l’obligation prise par ATALEX à l’égard de son Client est une obligation de moyens. ATALEX exécute les missions qui lui sont confiées en toute indépendance et avec le soin requis.
Il veille à ce que les services soient prestés conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l’ ITAA et en tenant compte de la législation et de la réglementation applicables en vigueur lors de l’exécution de la convention.
L’exécution de la mission n’est pas – sauf stipulation contraire dans la lettre de mission – spécifiquement orientée vers la découverte de fraude éventuelle. Sauf stipulation contraire dans la lettre de mission, ATALEX n’est pas tenu de vérifier le caractère juste et complet des inf ormations qui lui sont communiquées par le Client ou ses préposés, de même que la fiabilité de tous actes, contrats, inventaires, factures et pièces justificatives de toute nature, qui lui seraient confiés ou présentés par le Client comme documents probants ou à utiliser comme tels.
Le Client accepte qu’ATALEX fasse discrétionnairement appel, pour mener à bien sa mission, à des avocats, notaires, experts-comptables, réviseurs d’entreprises ou tout autres conseils externes dans le cadre de l’accomplissement de sa mission.
- 6.2. Droits et obligations du Client
Eu égard à la mission confiée à ATALEX, le Client s’engage scrupuleusement à collaborer et à fournir précisément et à temps tous les documents, données et informations nécessaires pour l’exécution de la mission.
Le Client s’engage par ailleurs à :
- Exécuter les travaux qui lui incombent, le cas échéant, conformément à la lettre de mission ;
- Porter à la connaissance d’ATALEX, en temps utile, toute donnée, événement ou développement susceptible d’influencer l’exécution de la mission ;
- Fournir à ATALEX les informations correctes, précises et actualisées et tout changement ultérieur à celles -ci impliquant une adaptation éventuelle de la mission d’ATALEX, et notamment et sans être exhaustif concernant la modification sensible de sa situati on financière, sa trésorerie, et ceci, au plus tard dans les 15 jours de la prise de connaissance de ces informations ou de leur changement par le Client ;
- Si ATALEX le lui demande, à confirmer par écrit que les documents, renseignements et explications fournis sont justes et complets ;
- Vérifier si les documents et états produits par ATALEX correspondent à ses attentes et à l’information fournie par lui et, si ce n’est pas le cas, à en informer sans délai ATALEX;
- Communiquer sans délai tout changement de ses coordonnées à ATALEX et également tout changement au sein de ses bénéficiaires effectifs ;
- Informer ATALEX de tout défaut de paiement, dès la première échéance de retard, à l’égard de toute administration, fiscale, s ociale, ou de tout autre créancier, quel qu’il soit;
- Registre UBO : Dans la mesure où la mission consiste en l’accomplissement des obligations relatives au registre UBO, le Client s’engage à fournir à ATALEX les informations correctes et actualisées sur ses bénéficiaires effectifs et à lui communiquer tout changement ultérie ur impliquant une adaptation éventuelle dans le registre UBO ; et ceci dans les 15 jours après avoir pris connaissance du changement.
- L’établissement d’un livre de caisse ainsi que la gestion de la caisse incombent au client. Le client en conserve l’entière responsabilité à la décharge d’ATALEX.
- Faute de ce faire pour le client de respecter ses obligations ou les délais , ATALEX sera dégagé de toute responsabilité pour non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords pour l’exécution des formalités fiscales, sociales ou autres, qui tomberaient sous le couvert de sa mission.
- Honoraires
- 7.1. Fixation des honoraires et frais
Les honoraires et frais sont fixés comme prévu dans la lettre de mission, dont les présentes conditions générales font partie intégrante.
Sauf convention contraire établie entre le Client et ATALEX, celle -ci facture ses prestations et frais sur la base de ses taux habituels qui sont adaptés chaque année à l’évolution des prix et du marché, sans avertissement préalable.
- 7.2. Conditions de paiement
Les factures et/ou notes d’honoraires sont payables dans les 15 jours civils de la date de facturation sur le compte bancaire indiqué.
Si le client reste en défaut du/des montant(s) réclamé(s) malgré l’envoi de rappels et mise en demeure, ATALEX se réserve le droit de suspendre toutes les prestations des collaborateurs jusqu’à régularisation complète du paiement.
ATALEX ne pourra en aucun cas être tenue responsable d’un quelconque préjudice direct ou indirect causé du fait de cette susp ension de ses prestations.
Tout retard de paiement donnera lieu de plein droit et sans qu’une mise en demeure soit exigée :- à l’application d’un intérêt compensatoire au taux prévu à l’article 5 de la loi concernant la lutte contre le retard de paie ment dans les transactions commerciales du 2 août 2002 ;
- à une indemnité conventionnelle dont le montant est fixé forfaitairement à 10 % des montants impayés, avec un minimum de 100, 00 EUR. Tout retard non imputable à ATALEX dans l’exécution de sa mission n’empêche pas la facturation forfaitaire mensuelle. Les frais de paiement et de change sont à charge du Client.
- 7.3. Acomptes
ATALEX peut demander un ou plusieurs acomptes. Ces acomptes sont portés en compte dans l’état final de frais et honoraires.
- 7.4. Contestation d’état de frais et honoraires
Toutes les contestations de frais et honoraires doivent être formulées par lettre recommandée dans les 15 jours de la date de facturation. Si aucune contestation ne parvient (à temps) à ATALEX, la créance non contestée est considérée comme définitive et son montant incontestablement dû. Le Client est en outre présumé être d’accord avec les services facturés.
- Responsabilité d’ATALEX
- 8.1. Limitation de la responsabilité
ATALEX veille à ce que les services soient prestés conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l’ITAA et en tenant compte de la législation et de la réglementation applicables en vigueur lors de l’exécution des missions.
ATALEX ne pourra être tenu responsable des conséquences d’éventuelles modifications ultérieures – le cas échéant, avec effet rétroactif – de ces dispositions légales et réglementaires.
En outre, ATALEX ne peut être tenue responsable des fautes et erreurs professionnelles qui auraient été commises par quiconque avant l’entrée en vigueur de la lettre de mission.
Enfin, conformément au droit commun, la responsabilité d’ATALEX ne peut être recherchée que pour des missions dont il est démontré qu’elles ont été acceptées par lui.
Il est également demandé à ATALEX et au Client de s’adresser mutuellement, et autant que possible par écrit, leurs objections, remarques, recommandations et conseils.
Hormis pour les fautes intentionnelles ou pour les fautes graves dont la couverture est exclue par le contrat d’assurance professionnelle, les dispositions légales en matière de responsabilité extra-contractuelle ne sont pas applicables entre parties pour la réparation d’un dommage causé par l’inexécution de la mission. Cette exclusion de l’application des dispositions légales en matière de responsabilité extra-contractuelle peut également être invoquée par les auxiliaires du professionnel.
En dehors des cas de fautes graves ou intentionnelles, si la responsabilité n’est pas couverte par le contrat d’assurance du professionnel, le montant de la responsabilité est alors limité à trois fois le montant facturé pour l’exécution de la mission concernée. Lorsqu’il s’agit d’une mission récurrente, ce multiple s’appliquera au montant des honoraires facturés au client durant une période de douze mois précédant le fait générateur de dommage, ou depuis le début de la mission si cette période est inférieure à un an.
- 8.2. Assurance d’ATALEX
ATALEX a fait couvrir sa responsabilité civile professionnelle par un contrat d’assurance approuvé par le Conseil de l’ITAA.
Les limitations de responsabilité susvisées s’appliquent également aux revendications qui seraient dirigées du chef de l’exéc ution de la mission contre toutes les personnes, associés, dirigeants et/ou collaborateurs indépendants, qui ont la qualité d’assuré au sens du contrat d’assurance.
Lorsqu’il apparaît que deux ou plusieurs cas de dommages résultent d’une même faute, ils seront considérés comme ne constitua nt qu’un seul cas de responsabilité, et la responsabilité sera par conséquent limitée au montant le plus élevé de ceux s’appliquant aux missions ou aux conventions concernées. Sauf disposition légale impérative contraire, les dommages résultant (a) d’une perte de profit, de goodwill, d’opportunités commerciales ou d’économies ou avantages escomptés, (b) de la perte ou de la corruption de données, (c) de pertes ou dommages indirects, ne donneront lieu à aucune indemnisation.
- Lieu d’exécution de la mission et conservation des pièces
Les pièces, livres et documents peuvent être déplacés. ATALEX peut les détenir le temps nécessaire à l’exécution de sa (ses) mission(s). Le Client a toujours le droit de les consulter, soit personnellement, soit par l’intermédiaire d’un (de) préposé(s) ou d’un (de) mandataire(s) porteur(s) d’une procuration écrite, à condition que ces pièces, livres et documents soient la propriété du Client.
Il incombe au Client de conserver les pièces et documents comptables et de les récupérer dès qu’ATALEX lui notifie leur dispo nibilité. ATALEX s’engage quant à lui à mettre régulièrement à disposition du Client ses pièces comptables.
La récupération des pièces et documents sous format papier a lieu au cabinet d’ATALEX sauf accord de ce dernier. La notification au Client de ce que les pièces et documents sont disponibles met les risques à sa charge.
A défaut pour le Client de récupérer ses pièces et documents malgré la notification préalable par ATALEX, ce dernier a le droit de les renvoyer au Client par tous moyens qu’il estime utiles et ce aux frais exclusifs et sous la seule responsabilité du Client. Cette possibilité à ATALEX ne porte pas préjudice au fait que les risques restent à charge du Client dès la notification prévue à l’alinéa précédent.
- Interdiction de démarchage
Pour toute la durée de la convention, et durant une période de douze mois (12 mois) après la fin de celle-ci, quelle que soit la raison de la cessation de la relation, le Client et ATALEX s’engagent expressément à ne prendre en service, directement ou indirectement, aucun membre du personnel ou collaborateur indépendant de l’autre partie impliqué dans l’exécution de la convention, ni à leur faire exécuter des travaux, directement ou indirectement (notamment par l’intermédiaire d’une personne morale), sauf accord écrit préalable de l’autre partie.
Toute infraction à cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire d’un montant de 15.000,00 Eur.
- Echange d’information entre le Client et ATALEX
- 11.1. Confidentialité
L’ensemble des courriers, avis et opinions transmis par ATALEX au Client le sont sous la condition expresse que le Client en respecte la confidentialité. Le Client ne pourra en transmettre le contenu à des tiers que moyennant l’accord exprès, préalable et écrit d’ATALEX.
11.2. Propriété intellectuelle
Les courriers, avis et opinions émanant d’ATALEX sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle et ne peuvent être utilisés ou reproduits que moyennant l’accord exprès, préalable et écrit d’ATALEX. Ils sont spécifiques à un client et à une situa tion donnée et ne peuvent être transposés à d’autres situations ou d’autres personnes, sans une nouvelle analyse de la part d’ATALEX.
- Secret professionnel et blanchiment
ATALEX, ainsi que ses mandataires ou préposés et employés, sont tenus, dans le cadre des missions qui leur sont confiées, au respect du secret professionnel, conformément à la législation applicable.
Par dérogation, la législation relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces délie ATALEX de son secret professionnel.
Le Client confirme qu’il est au courant du fait qu’ATALEX est soumis à la législation relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces et s’engage à lui délivrer, sans délai , toute information et/ou document requis dans le cadre de ladite législation.
- Vie privée et traitement des données
Le Client reconnaît avoir été informé que ses données personnelles sont traitées par ATALEX pour les besoins de la gestion contractuelle et administrative de son dossier, dans le respect des législations applicables et imposées à ATALEX et pour l’exécution des missions convenues entre eux.
- Invalidité partielle
Au cas où une des clauses ou partie des clauses des présentes dans les conditions générales serait déclarée nulle ou non applicable, toutes les autres clauses resteront d’application.
- Droit applicable et règlement des litiges L’interprétation et l’exécution de la convention sont régies par le droit belge.
Les parties sont informées en cas de différend entre elles, de l’opportunité de tenter un mode alternatif de règlement des co nflits. Elles auront d’abord pris la peine de s’adresser l’objet de leurs questions ou différends par écrit.
Faute d’accord entre parties pour mettre en œuvre un mode alternatif de règlement des litiges, toute contestation non réglée de quelque nature que ce soit, sera de la compétence des cours et tribunaux de l’arrondissement de Nivelles.
Signature du client